REGULAMIN
zlecania i wykonywania badań Ataraxis

§1 POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. 1.
   Niniejszy Regulamin określa zasady zlecania i wykonywania badań realizowanych przez Warsaw Genomics S.A., zwaną dalej „Laboratorium”, z wykorzystaniem usługi podwykonawcy – Ataraxis AI, Inc. (zwanego dalej „Ataraxis”).
2. 2.
   Na potrzeby niniejszego Regulaminu przyjmuje się następujące definicje:

   1. 1.
      Serwis – strona internetowa dostępna pod adresem www.warsawgenomics.pl, za pośrednictwem której zlecane jest Badanie;
   2. 2.
      Pacjent – osoba, której materiał jest przedmiotem Badania;
   3. 3.
      Placówka Zlecająca – podmiot leczniczy lub inny uprawniony podmiot, który zleca Badanie;
   4. 4.
      Lekarz – lekarz zlecający Badanie lub uczestniczący w procesie jego zlecenia;
   5. 5.
      Usługa – usługa wykonania Badania na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie;
   6. 6.
      Badanie – badanie wykonywane przez Ataraxis na zlecenie Laboratorium, zgodnie z wymaganiami i kryteriami producenta Badania;
   7. 7.
      Materiał do Badania – wyłącznie szkiełka histopatologiczne barwione metodą H&E (hematoksylina-eozyna), spełniające wymagania Badania.
   8. 8.
      Panel Pacjenta/Placówki Zlecającej/Lekarza – konto w Serwisie www.warsagenomics.pl utworzone przez Pacjenta, Placówkę Zlecającą lub Lekarza celem wykonania badania.
   9. 9.
      Kod zniżkowy – zestaw znaków, umożliwiający Zlecającemu uzyskanie zniżki o ustalonej wartości kwotowej, obniżający cenę wybranej Usługi, z określoną datą ważności.
   10. 10.
       Wynik – kompletny raport z Badania, zawierający dane Pacjenta, udostępniony za pośrednictwem Serwisu.

§2 ZLECENIE BADANIA

1. 1.
   Badanie jest zlecane za pośrednictwem Serwisu, zgodnie z instrukcjami oraz wymaganiami wskazanymi w Serwisie.
2. 2.
   Zlecenie Badania może zostać dokonane przez Pacjenta, Placówkę Zlecającą lub Lekarza, zgodnie z modelem zlecania udostępnionym w Serwisie.
3. 3.
   Warunkiem realizacji Badania jest przekazanie Laboratorium kompletnej i prawidłowej dokumentacji oraz Materiału do Badania.
4. 4.
   Pacjent jest zobowiązany do dostarczenia raportu histopatologicznego dotyczącego materiału poddawanego Badaniu. Bez dostarczenia raportu histopatologicznego Badanie nie może zostać wykonane.
5. 5.
   Jedynym dopuszczalnym materiałem do wykonania Badania są szkiełka H&E. Materiał innego rodzaju nie może zostać wykorzystany do wykonania Badania.
6. 6.
   W okresie pilotażowym jeden Pacjent może zlecić wyłącznie jedno Badanie, niezależnie od wybranego modelu zlecenia oraz podmiotu, za pośrednictwem którego Badanie zostało zlecone.
7. 7.
   Czas trwania okresu promocyjnego zostanie udostępniony w Serwisie.
8. 8.
   Materiał do zleceń złożonych w trakcie bezpłatnego okresu pilotażowego, musi być dostarczony do Laboratorium nie później niż do 30.09.2026 roku.

§3 WERYFIKACJA ZLECENIA I KRYTERIA WYKONANIA BADANIA

1. 1.
   Przed wykonaniem Badania Laboratorium dokonuje weryfikacji przekazanej dokumentacji pod kątem spełnienia wymagań niezbędnych do realizacji Badania.
2. 2.
   Laboratorium zastrzega sobie prawo do anulowania zlecenia, jeżeli na podstawie przesłanej dokumentacji, w szczególności raportu histopatologicznego, stwierdzi, że Pacjent nie spełnia kryteriów wymaganych przez producenta Badania.
3. 3.
   Zlecenie może zostać anulowane również w przypadku braku wymaganej dokumentacji lub dostarczenia materiału niezgodnego z wymaganiami określonymi w §2.
4. 4.
   O anulowaniu zlecenia Pacjent jest informowany poprzez odpowiednią zmianę statusu zlecenia w panelu Pacjenta/Placówki Zlecającej/Lekarza i/lub wiadomość wysłaną na adres e-mail podany w formularzu zlecenia badania.
5. 5.
   W przypadku anulowania zlecenia Badanie nie jest przekazywane do wykonania przez Ataraxis.

§4 WYKONANIE BADANIA PRZEZ ATARAXIS

1. 1.
   Po pozytywnej weryfikacji zlecenia Laboratorium przekazuje do Ataraxis dane niezbędne do wykonania Badania.
2. 2.
   Ataraxis nie otrzymuje ani nie ma dostępu do danych osobowych Pacjenta.
3. 3.
   W celu wykonania Badania Ataraxis otrzymuje wyłącznie cyfrowy obraz preparatu (szkiełka H&E), poddawany analizie zgodnie z zakresem Badania.
4. 4.
   Ataraxis wykonuje Badanie jako podwykonawca Laboratorium, zgodnie z wymaganiami dotyczącymi danego Badania.
5. 5.
   Ataraxis przekazuje wynik przeprowadzonej analizy cyfrowej do Laboratorium.
6. 6.
   Laboratorium na podstawie otrzymanych od Ataraxis wyników analizy oraz pozostałych danych diagnostycznych przygotowuje i wydaje Pacjentowi kompletny raport z Badania.

§5 MATERIAŁ DO BADANIA I JEGO ZWROT

1. 1.
   Materiałem wymaganym do wykonania Badania są wyłącznie szkiełka H&E.
2. 2.
   Do jednego zlecenia potrzebne jest 1 szkiełko H&E. Pacjent, Placówka Zlecająca lub Lekarz są odpowiedzialni za prawidłowe przekazanie Materiału do Badania do Laboratorium, zgodnie z instrukcjami dostępnymi w Serwisie.
3. 3.
   Laboratorium nie ponosi odpowiedzialności za uszkodzenie lub zagubienie materiału w transporcie do Laboratorium (w tym za działania przewoźnika/kuriera wybranego przez Zlecającego).
4. 4.
   W przypadku dostarczenia materiału uszkodzonego (np. stłuczonego szkiełka) lub nie nadającego się do wykonania Badania, Laboratorium niezwłocznie informuje o tym Zlecającego, a termin realizacji ulega zawieszeniu do momentu dostarczenia nowego materiału.
5. 5.
   Po wykonaniu Badania szkiełka podlegają zwrotowi do Pacjenta/Placówki Zlecającej lub innego podmiotu wskazanego przez zlecającego badanie.
6. 6.
   Zwrot materiału następuje w sposób określony w Serwisie, w szczególności poprzez odbiór osobisty, przesyłkę kurierską, przesyłkę pocztową lub inny sposób, ustalony ze Zlecającym.
7. 7.
   Przewidywany termin zwrotu materiału wynosi 15 dni roboczych od wydania wyniku badania lub zmiany statusu badania na „anulowany”.

§6 OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

1. 1.
   Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku ze zleceniem i realizacją Usługi jest Warsaw Genomics S.A. z siedzibą w Warszawie (02-089), przy ul. Żwirki i Wigury 101, zwana dalej „Administratorem”.
2. 2.
   Kontakt z Administratorem w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych jest możliwy pod adresem: [email protected] oraz korespondencyjnie pod adresem Warsaw Genomics SA, ul. Żwirki i Wigury 101, bud. CNBCh, 02-089 Warszawa.
3. 3.
   Dane osobowe Pacjenta są przetwarzane w celu obsługi zlecenia, realizacji Usługi, prowadzenia dokumentacji oraz wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa, zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych, w szczególności RODO.
4. 4.
   Dane osobowe Pacjenta nie są przekazywane Ataraxis. Ataraxis otrzymuje wyłącznie cyfrowy obraz preparatu przeznaczony do wykonania Badania, bez danych umożliwiających bezpośrednią identyfikację Pacjenta.
5. 5.
   Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych, w tym podstawy prawnej, okresu przechowywania danych oraz praw osób, których dane dotyczą, znajdują się w Polityce Prywatności dostępnej pod adresem: https://warsawgenomics.pl/polityka-prywatnosci.

§7 ODPOWIEDZIALNOŚĆ

1. 1.
   Laboratorium odpowiada za prawidłową organizację procesu zlecenia i realizacji Usługi w zakresie określonym niniejszym Regulaminem.
2. 2.
   Pacjent, Placówka Zlecająca oraz Lekarz odpowiadają za prawdziwość i kompletność informacji oraz dokumentacji przekazywanych w związku ze zleceniem Badania, a także za dostarczenie właściwego Materiału do Badania.
3. 3.
   Laboratorium nie ponosi odpowiedzialności za niemożność wykonania Badania wynikającą z braku raportu histopatologicznego, dostarczenia materiału innego niż szkiełka H&E lub niespełnienia przez Pacjenta kryteriów wymaganych przez producenta Badania.
4. 4.
   Laboratorium nie ponosi odpowiedzialności za brak możliwości przeprowadzenia analizy lub jej opóźnienie wynikające ze stanu biologicznego Materiału (np. wadliwego utrwalenia tkanki) lub niemożność wykonania Usługi wynikającą z awarii systemów teleinformatycznych lub infrastruktury zewnętrznych podwykonawców (np. Ataraxis), na które Laboratorium nie miało wpływu.

§8 REZYGNACJA

1. 1.
   Zlecający będący konsumentem ma prawo odstąpić od umowy o świadczenie Usługi bez podania przyczyny w terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy (złożenia zlecenia), z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z ustawy o prawach konsumenta.
2. 2.
   Rezygnacja z wykonania Badania możliwa jest jedynie w formie pisemnej za pośrednictwem poczty elektronicznej ze wskazaniem numeru zlecenia Badania.
3. 3.
   W przypadku skutecznej rezygnacji dokonanej przed rozpoczęciem badania, Laboratorium zwróci Zlecającemu pełną wpłaconą kwotę w terminie 14 dni od dnia otrzymania oświadczenia o rezygnacji, przy użyciu takiego samego sposobu płatności, jakiego użył Zlecający.
4. 4.
   W przypadku rezygnacji z Badania, przy zakupie którego wykorzystany został kod zniżkowy, użyty kod zniżkowy nie podlega ponownemu przyznaniu ani zwrotowi.

§9 REKLAMACJE

1. 1.
   Zlecający (Pacjent lub Placówka Zlecająca) ma prawo złożyć reklamację dotyczącą nieprawidłowego wykonania Usługi, opóźnień w jej realizacji niezależnych od czynników zewnętrznych lub problemów technicznych związanych z działaniem Serwisu.
2. 2.
   Sposób składania reklamacji: Reklamacje należy składać w formie elektronicznej na adres e-mail: [email protected] lub pisemnie na adres siedziby Laboratorium. Reklamacja powinna zawierać:
   - imię, nazwisko oraz dane kontaktowe Zlecającego (lub nazwę Placówki),
   - numer zlecenia lub identyfikator Badania,
   - szczegółowy opis zgłaszanych zastrzeżeń oraz uzasadnienie,
   - żądanie Zlecającego (np. ponowna weryfikacja, zwrot kosztów).
3. 3.
   Reklamację należy zgłosić niezwłocznie po wykryciu nieprawidłowości lub zaistnienia zdarzenia będącego podstawą reklamacji.
4. 4.
   Laboratorium rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od dnia jej doręczenia. O sposobie rozpatrzenia reklamacji Laboratorium poinformuje Zlecającego w formie elektronicznej na adres e-mail, z którego nadesłano zgłoszenie lub pisemnie.
5. 5.
   Reklamacje dotyczące wyników Badania nie uwzględniają sytuacji, w których wadliwość lub niemożność przeprowadzenia analizy wynikała z przyczyn leżących po stronie Zlecającego lub Pacjenta (np. nieprawidłowe pobranie lub utrwalenie materiału tkankowego, dostarczenie niewłaściwych szkiełek) lub stanu biologicznego tkanki, na co Laboratorium nie miało wpływu.
6. 6.
   W przypadku uznania reklamacji za uzasadnioną Laboratorium może – w uzgodnieniu ze Zlecającym – przeprowadzić Badanie ponowne na koszt własny lub dokonać zwrotu uiszczonej opłaty za Usługę.

§10 POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. 1.
   Złożenie zlecenia za pośrednictwem Serwisu oznacza akceptację niniejszego Regulaminu.
2. 2.
   Regulamin jest dostępny w Serwisie w sposób umożliwiający zapoznanie się z jego treścią przed złożeniem zlecenia.
3. 3.
   Regulamin obowiązuje od dnia publikacji w Serwisie.
4. 4.
   Laboratorium zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu na zasadach określonych w obowiązujących przepisach prawa.
5. 5.
   W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego.

Warszawa, 1 lipca 2026 r.

Warsaw Genomics

ul. Żwirki i Wigury 101

02-089 Warszawa
NIP 7010479232

REGON 361337464
[email protected]

Tel. +48 22 11 89 480